Faire des économies sur le TCO, fiction ou réalité?

Toutes les entreprises demandent à faire des économies à chaque département, chaque service et à chaque centre de coûts. Pour cela, on a tendance à jouer sur les mêmes mécanismes de coûts, les mêmes maillons de la chaîne de valeur, sans repenser notre façon de voir les choses. Nous allons nous concentrer l’espace de cet article sur un département : l’achat.

Les achats représente un des plus grands centre de coûts (si ce n’est le seul dans certains cas). L’optimisation des coûts dans ce secteur permettrait à une entreprise d’être plus ou moins rentable. Parfois, il suffirait de mobiliser son attention sur un seul point pour faire des économies conséquentes.

TCO – Total Cost of Ownership – Kézaco?

Le TCO ou Total Cost of Ownership (dans la langue de Shakespeare) représente l’ensemble des coûts de possession d’une entreprise. Comme nous pouvons le voir juste au-dessus, nous pouvons créer 4 sous-sections ou “compartiments” à ce dernier :

  • Usage ou Utilisation (45%) : tous les achats qui servent à la production de produits ou réalisation du services. Ils sont intégréq directement dans la phase de valeur ajoutée. Les achats de matières premières, de machines de production sont des exemples de dépenses qui se rangent dans cette catégorie.
  • Administration (13%) : les investissements que l’entreprise effectuent en achats d’outils pour la comptabilité, pour les logiciels de fiche de paie sont tant d’exemple que nous pouvons citer dans cette catégorie. Les exemples ne sont pas exhaustifs mais donne un aperçu de l’éventail d’achats possibles pour mieux administrer l’activité de l’entreprise.
  • Support (21%) : ici, nous pouvons trouver l’ensemble des dépenses que nous réalisons pour la bonne réalisation de l’activité. Les dépenses en carburant, en gestion de flotte automobiles ou mobiles, les dépenses en logiciels informatiques, etc. Tout ce qui pourrait littéralement intervenir en élément de support ou complémentaire à la bonne réalisation de l’activité de l’entreprise sont comptabilisés ici.
  • Investissement (21%) : Une “rubrique” que certains occultent car nous pouvons les redistribuer aux 3 autres catégories. Les dépenses dans les solutions de gestion ou d’optimisation des coûts peuvent intervenir ici. C’est parfois très difficile à déterminer le ROI quand on parle de formation des collaborateurs ou des stages de “cohésion de groupe”. Certaines solutions sont accompagnées d’outils de reporting qui peuvent apporter des indicateurs plus ou moins précis.

Pour pouvoir en savoir un peu plus, vous pouvez lire cet article en français, ou celui ci en anglais.

Un département particulier – la gestion de flotte de véhicules

“Les véhicules propres représentent dès cette année un tiers de nos achats. L’année prochaine, ce sera 50 %” – Michel Sapin, Ministre des Finances & Comptes publics. 

Pour illustrer la taille de ce marché, nous pouvons prendre le marché de l’assurance de parc automobile qui représente en fin d’année 2015, l’équivalent de 1.9 milliard d’euros. C’est un des coûts de support les plus importants (voire le plus important) dans une entreprise. Ce qui rend la tâche d’autant plus intéressante mais également difficile à optimiser les dépenses.

Généralement dans les entreprise,s afin de motiver leurs collaborateurs à réduire constamment leurs dépenses, décident de créer des incentives sur les leviers de négociations. En effet, le management crée des variables de commission sur la base des économies réalisées grâce aux négociations sur les prix à la baisse. Ce qui pousse les collaborateurs à pour une nouvelle période à des prix toujours plus bas. On rentre dans une politique de “toujours en avoir plus en payant moins”. Le plus gros du soucis dans ce genre de situation c’est de voir certaines petites entreprises évincées de la compétitions par les mastodontes pouvant pratiquer des prix prédateurs sur certains secteurs/clients. Ces clients représentant parfois 80% du marché, la compétition n’existe donc plus et les entreprises innovantes mettent soit la clé sous la porte, soit se font racheter par une entité plus grosse.

Donc y-a-t-il un moyen de faire des économies tout en restant éthique ? Nous allons essayer de voir cela dans le domaine très particulier de la gestion de flotte de véhicules.

Optimiser le TCO en flotte automobile? Quelles sont les pistes?

Pour éviter de rentrer dans les détails des économies réalisables sur ce TCO, nous allons nous limiter au 3 premiers pôles de coûts principaux, à savoir : la LLD (Location Longue Durée – pour véhicules), le Carburant et la Maintenance. Nous évoquerons brièvement les autres éléments dans une quatrième partie.

La LLD – première étape pour faire des économies

La majorité des entreprises (pour ne pas dire la totalité) n’achète plus des véhicules directement. Toute entreprise pratique la LLD (Leasing Longue Durée ou Location Longue Durée). Existant depuis plusieurs années et récemment proposé pour les particuliers avec la LOA (Location avec option d’achat), cette forme de contrat propose aux entreprises de gérer leurs coûts par véhicules d’une manière beaucoup plus simple. Les entretiens, les loyers, et l’ensemble des coûts liés directement au véhicule est versé dans un “abonnement” locatif par mois. Certaines entreprises paient également l’assurance directement aux loueurs. Il existe par ailleurs, comme vu plus tôt des spécialistes de l’assurance qui propose des contrats sur mesure pour adapter aux besoins de l’entreprise.

Quels sont les points où l’on pourrait réaliser des économies :

  • Quantité : lorsque l’on achète en quantité, logiquement notre pouvoir de négociation augmente. Nous pouvons réaliser de grosses économies d’échelle (autant au niveau du constructeur qu’au niveau de l’entreprise cliente). C’est plus souvent, sur ce pôle où les entreprises agissent en premier avec les responsables d’achat.
  • Type de véhicules : en connaissant les besoins de l’entreprise, les acheteurs évitent le plus possibles d’acheter des véhicules qui consomment beaucoup de carburant. On privilégie les VP (véhicules particuliers ou de fonction) aux VU (véhicules utilitaires) aux VI (véhicules industriels). Les prix variant du simple au triple (voire plus dans certains cas), la nécessité d’étudier son entreprise et ses besoins est cruciale.
  • Caractéristiques du véhicule : c’est le point que l’on occulte souvent. Les véhicules consomment (pour deux véhicules d’une même catégorie, même type d’usage) des niveau de carburant nettement différent d’une à l’autre. Etant donné que la consommation de carburant reste le deuxième centre de coût, il est important d’anticiper les consommations pour établir les niveaux de coûts sur 2/3/4 ans sur l’ensemble de votre flotte avec le véhicule A ou le véhicule B. Les négociations peuvent être plus longues, mais les gains deviennent nettement plus importantes quand on regarde les économies à moyen-terme.
  • Les mensualités & les options : c’est généralement sur ce point que l’on négocie lors des dernières phases de négociations. On ne peut pas réellement agir d’une manière considérable, mais il faut tout de même relever ce point pour ne pas oublier le levier que l’on peut réaliser en termes d’économie.

Le Carburant, un pôle encore mal maîtrisé

Le carburant est souvent pris comme une donnée sur laquelle on ne peut agir. Mais comme toute structure de coût, il y a toujours une manière de la maîtriser et donc réaliser des économies.

  • Benchmark des cartes carburant : Les cartes carburant sont des bons outils de gestion pour les gestions de flotte automobiles. Plus elles sont larges & grandes, plus les notes de frais peuvent devenir une tâche fastidieuse à part entière. Les cartes carburant sont des excellents outils couplés à une plateforme de reporting pour suivre les coûts d’une manière détaillée. Il existe deux types de contrats au barème et au prix à la pompe.
  • Réduction des coûts à chaque pleins : L’essentiel des dépenses restent tout de même à chaque plein. Les prix fluctuent au quotidien. Une station d’essence un jour pourrait être la moins cher du quartier mais pourrait devenir la plus cher le lendemain. Il y a donc une impossibilité de gérer une flotte d’une centaine de véhicules en temps réel afin d’optimiser les dépenses en carburant. Pour plus d’informations, vous pouvez lire un excellent article ici. Si le contrat de carte carburant est à la pompe, il y a donc une nécessité de trouver constamment le prix le moins cher chaque jour, à chaque plein.
  • Contrôler la consommation de chaque type de véhicule : Les véhicules consomment différemment pour plusieurs raisons. Pour faire simple, les caractéristiques du moteur ne sont pas similaires d’une marque à une autre ou d’un type de véhicule à une autre. Le plus difficile c’est que les consommations théoriques données par les constructeurs sont bien différentes de la réalité (voir Scandale Volkswagen). Il est donc nécessaire de mesurer les émissions réelles en CO² pour les rapports RSE et la consommation carburant d’une manière empirique. Ceci pourrait permettre de vérifier les choix réalisés lors de l’achat.
  • Stage d’éco-conduite : Une conduite souple permet de réduire la consommation de carburant d’une manière notable. “Avoir le pied lourd” coûte clairement à l’entreprise. On pourrait parfois mesurer entre 5% à 10% par véhicule. Il faut donc permettre à tous les collaborateurs d’être au courant des pratiques de conduite éco-responsable. La seule difficulté est de mesurer les résultats post-formation.

La maintenance – des nouveaux acteurs pour dépenser moins

Les frais de maintenance représentent le 3e plus gros pôle de coûts dans la gestion de parc de véhicules. En général, on a du mal à anticiper les coûts et on est soumis à l’urgence. En urgence, les décideurs ont très peu de chance de négocier sur les prix, et donc in fine de faire des économies notables.

  • Économiser du temps : Nous connaissons tous l’adage “le temps c’est de l’argent”. C’est d’autant plus vrai en entreprise. Pour éviter de perdre du temps et de l’argent inutilement, les entreprises signent des contrats de prestation à l’année ou une période donnée. L’entreprise peut donc négocier des prix en avance pour ne pas avoir de “mauvaises surprises” lors des notes de frais.
  • Anticiper les casses :  Pour éviter des imprévus, il existe des appareils/télématiques embarquées pour mesurer l’usure des pneus, du kilométrage, du style de conduite, de mesurer l’usure des plaquettes de freins. Certaines données peuvent être mises en place dès l’achat/leasing lors de la signature avec le constructeur. D’autres peuvent être installé par des entreprises externes qui réalisent des boîtiers et des instruments de mesures. Ces données sont précieuses pour une entreprise et permettent d’anticiper des coûts imprévus et surtout très coûteuses.
  • A l’achat : Certains véhicules ont besoin de plus de maintenances que d’autres. Il est bien évidemment difficile de l’anticiper sans avoir pu le mesurer d’une manière empirique. Mais ces données pourraient servir à la prochaine phase d’achat et au renouvellement du parc. L’acheteur pourrait soit négocier le prix à la baisse suite à des maintenances plus importantes que sur un autre véhicule ou porter son choix chez un autre constructeur.

 

En Résumé?

Il existe plusieurs pôles pour faire des économies. Les entreprises ont tendance à se focaliser sur des phases de négociations et des zones d’économies préalablement réalisé. La différenciation du concurrent existe également dans la meilleure gestion des coûts internes. Le mimétisme dans ce secteur ne va pas amener la plus-valus espérée. C’est pour cela qu’il faut raisonner sur l’ensemble des coûts existants et réaliser une veille des solutions proposées dans ce secteur.

Jusqu’à très récemment, concernant les économies sur les dépenses carburant, l’unique solution était l’éco-conduite afin de réduire la consommation par véhicule. De nouvelles solutions comme le RoadSaving dans ce domaine voient le jour pour permettre aux entreprises de dégager des budgets importants et les allouer à des centres qui nécessitent d’être développé.

Pour pouvoir calculer vos économies sur le carburant que vous pouvez réaliser avec la solution RoadSaving. N’hésitez pas à prendre rendez-vous avec moi-même pour établir un diagnostic.

 

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Sources :
http://www.decision-achats.fr/Thematique/marches-1036/fleet-management-10134/Breves/etat-souhaite-reduire-son-parc-automobile-ici-2017-251230.htm
http://www.flotauto.com/gestion/assurance-assistance/marche-assurance-flottes-2015-attention-retrecissement-40393
http://stephane.boireau.free.fr/gadgets/sarko_carburant.html

Un carburant jusqu’à 60% plus cher à seulement 3 km ?

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